Der Kampf gegen die Aktenberge

Tino Ohlmann-Frieling über die Hürden der Einführung von E-Akten in Hamburgs Gerichten

Tino Ohlmann-Frieling ist seit Ende 2019 Richter in Hamburger und Co-Projektleiter für die Einführung der elektronischen Akte in der ordentlichen Gerichtsbarkeit in Hamburg.

Du bist seit ungefähr vier Jahren Richter am Landgericht in Hamburg. Was ist Deine aktuelle Aufgabe?

Das stimmt, so lautet jedenfalls meine Jobbezeichnung (lacht). Seit Dezember 2022 sitze ich aber nicht mehr in Robe auf dem Richterstuhl, sondern kümmere mich um die Einführung der elektronischen Akte in der ordentlichen Gerichtsbarkeit in Hamburg. Mit dem Zivilrecht kommen wir gut voran, Strafrecht soll nun als nächstes folgen.

Bis wann müssen sich die Richter in Hamburg denn mit der E-Akte vertraut machen?

Das Projekt geht bis zum 31.12.2025. Ab dem 1.1.2026 muss vollständig auf die E-Akte umgestellt werden. So hat es uns der Gesetzgeber vorgegeben. Die Vorgabe der Legislative hilft mir im Übrigen sehr bei der Überzeugungsarbeit, die ich oft leisten muss. Ich habe die Entscheidung schließlich nicht getroffen, sondern muss sie nur umsetzen.

Erzähl uns doch noch einmal kurz, was genau die elektronische Akte ist und was sie leisten soll.

Die Papierakten sollen vollständig von den Schreibtischen der Richter verschwinden. All das wird durch ein Programm ersetzt. Daraus folgt, dass auch zukünftige Referendare keine Aktenberge mehr nach Hause nehmen müssen. In dem Programm soll alles möglich sein, was bisher auch auf Papier funktioniert hat – nur mit zusätzlichen Vorzügen.

Wieso bist Du als Jurist zuständig für die Einführung eines technischen Programms? Hast Du besondere Vorkenntnisse, die Dir dabei helfen?

Im Einstellungsgespräch wurde ich gefragt, ob ich noch irgendetwas anderes kann außer Jura. Dann habe ich etwas vorschnell gesagt, ich könne auch mit IT ganz gut umgehen. Das hat mich direkt auf eine Liste an potenziellen Kandidaten für das Projekt katapultiert (lacht)! Als „digital native“ ist man direkt ganz weit vorne. Außerdem habe ich mir als Jugendlicher das Programmieren beigebracht…

…und hast außerdem das interne Programm der Examiner GbR geschrieben, mit dem Verträge und Rechnungen automatisch erstellt werden können.

Genau.

Arbeitest Du im Rahmen des Projekts hauptsächlich mit ITlern zusammen und wie schaffst Du den Spagat zwischen Juristendeutsch und IT-Sprache?

Von den ITlern hat keiner einen juristischen Hintergrund. In den Besprechungen verstehe ich dann ot nur die Hälfte der technischen Begriffe, die sie verwenden. Aber das ist eigentlich auch mein Alltag. Meine Aufgabe ist es dann, zwischen den Juristen und ITlern, die die E-Akte programmieren, zu vermitteln. Eigentlich rede ich den ganzen Tag nur und erkläre etwas.

Dann kommt Dir die Vorbereitung durch Deine Tätigkeit als KG-Leiter doch ganz gelegen! Stößt die E-Akte denn auf viel Zuspruch oder bekommst Du auch Gegenwind?

Die Reaktionen gehen in beide Richtungen. Die „digital natives“ freuen sich auf die Einführung der E-Akte und probieren gern Neues aus, klicken alles an und schauen, was passiert. Wer damit nicht aufgewachsen oder generell nicht besonders technikaffig ist, drückt nicht auf den Knopf und lässt das Programm auf sich zukommen, sondern möchte vorher wissen, was darauf folgt. Der Prozess dauert deshalb viel länger. Außerdem gibt es auch einige Skeptiker, die nicht von dem Altbewehrten abweichen wollen, da schließlich alles auch ohne Digitalisierung funktioniere. Getragen von der richterlichen Unabhängigkeit lassen sich nicht alle Richter gern vorschreiben, wie sie ihre Arbeit machen sollen. Da verweise ich aber gern wieder auf den Gesetzgeber, der nun einmal die Entscheidung getroffen hat. Der Umbruchprozess bei den Menschen ist die größte Herausforderung.

Wie kannst Du ihnen denn entgegnen, um sie von der E-Akte zu überzeugen? Was macht die E-Akte so gut und wie kann sie die Arbeit erleichtern?

Einer der größten Vorteile ist, dass man in besonders großen Akten einfach nach Begriffen suchen kann. Das geht elektronisch in wenigen Sekunden. Außerdem muss ich als Richter nicht bergeweise Akten mit nach Hause nehmen, sondern habe alles auf dem Laptop dabei. Oft wird angemerkt, dass man nicht schnell die Seite aufschlagen könne, um eine kleine Notiz händisch einzufügen. Das geht aber auch hervorragend an der E-Akte. Letztendlich ist die E-Akte wie ein PDF-Viewer, der eben noch viel mehr kann.

Erzähl uns doch noch ein wenig zur Koordinationsarbeit in den Gerichten. Gibt es verschiedene Projekte und sprecht Ihr Euch untereinander ab?

In Hamburg herrschen sehr gute Strukturen vor und es gibt ein Koordinierungsprojekt, das für die gesamte Justiz zuständig ist. Außerdem haben wir z.B. ein Partnerprojekt für die Fachgerichtsbarkeit. Da war auch lange Martin Hejma (Jahrgang 2004) dabei, mit dem ich immer mal wieder beruflich in Kontakt bin, wenn wir über diverse Schulungen für E-Akten sprechen. Die Fachgerichtsbarkeit ist auch weiter als wir und nahezu fertig mit der Einführung der E-Akte.

Das Projekt läuft aber nicht nur in Hamburg, sondern in ganz Deutschland. Macht da jeder sein eigenes Ding oder sprechen sich die Teams untereinander ab?

Wir arbeiten in einem Verband mit fünf anderen Bundesländern zusammen und haben gemeinsam eine Software programmieren lassen. Es gibt daneben noch zwei weitere Verbünde mit anderen Bundesländern, die eine andere Software nutzen. In Deutschland arbeiten wir somit mit drei verschiedenen Programmen.

Warum hat man sich nicht auf ein Programm geeinigt?

Das klingt jetzt so, als wäre die Aufteilung etwas Schlechtes (lacht)! Es ist so jedoch viel leichter, in einem kleineren Verbund Änderungen an dem Programm abzusprechen. Je größer der Verbund, desto aufwändiger ist die Absprache mit den zuständigen Projektleitern und desto erschwerter jeder noch so kleine Fortschritt.

Bist Du denn zufrieden oder könnte man das Programm nach Deinem Geschmack noch verbessern?

Wenn es nach mir ginge, könnte man das Programm noch etwas schlanker gestalten. Wir sind aber eben kein Start-Up, das mit einem kleinen IT-Unternehmen zusammenarbeitet, und können nicht mal kurz anrufen, um eine kleine Änderung sofort umsetzen zu lassen. Das geht erst wieder im nächsten Entwicklungszyklus. Letztendlich müssen wir uns auch an unserem Budget, das durch die sechs Bundesländer vorgegeben wird, orientieren.

Wenn man schon einmal dabei ist, die Gerichtsarbeit zu digitalisieren: Steht auch die Einführung von künstlicher Intelligenz im Raum?

Bei der E-Akte wird noch nicht mit künstlicher Intelligenz gearbeitet. Es werden aber Überlegungen angestellt, an welchen Stellen man sinnvolle KI-Schnittstellen schaffen könnte. Nicht, um die inhaltliche Arbeit zu ersetzen, aber um immer wiederkehrende Tätigkeiten übernehmen zu lassen. KI ist jedoch mit noch viel mehr Ängsten behaftet als die E-Akte sowieso schon. Deshalb (lacht): lieber ein Schritt nach dem anderen.

Lisa Gerlach (Jahrgang 2015)